Актуальність дослідження обумовлена посиленням євроінтеграційних процесів міжнародного документообігу у сфері освіти, використанням інформаційних технологій та запровадженням в Україні системи «електронної легалізації документів для їх дії за кордоном», яка є необхідною умовою входження до Європейського адміністративного простору та Європейського простору вищої освіти. Відповідно актуальності набуває проблема законодавчого врегулювання процедурно-процесуальних та організаційних елементів надання адміністративної послуги апостилювання документів про освіту та наукові досягнення, яка надається Міністерством освіти і науки України (далі – МОН).
Електронний архів оптимально вирішує завдання поточного зберігання документів, на етапі, коли найбільшого значення набуває оперативність доступу до інформації та наявність можливості одночасного використання документа декількома співробітниками підрозділів, які наділені відповідними правами. Така властивість набуває особливої актуальності під час співробітництва з європейськими центрами академічної мобільності з метою отримання інформації про освітні документи. Оскільки до компетенції МОН належить збирання, зберігання та забезпечення доступу до інформації щодо документів про освіту.
Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав [1] МОН визначене єдиним органом, що наділений компетенцією проставлення апостилю на документах, які видаються у сфері освіти і науки, а уповноваженим органом забезпечення ведення Електронного реєстру апостилів є Мін’юст. Водночас правом на проставлення штампу наділено обмежене коло посадових осіб міністерства: начальник управління міжнародного співробітництва та європейської інтеграції; начальник та головний спеціаліст відділу міжнародних договорів та визнання при Управлінні міжнародного співробітництва та європейської інтеграції [2]. Тому виникає необхідність правової регламентації процедури взаємодії та розподілу повноважень з організаційного забезпечення ведення Електронного реєстру апостилів зазначених центральних органів публічної адміністрації. Необхідно створити ситему забезпечення безпеки надання процедури електронного апостилювання, яка дозволяє обмінюватися необхідною конфіденційною інформацією з освітніми, міжнародними та державними установами. Це надасть можливість уникнути дублювання збору інформації про документи у сфері освіти і науки органами публічної адміністрації, підвищить якість та доступність послуг, оптимізує адміністративну процедуру надання адміністративних послуг апостилювання МОН, які потребують міжвідомчої взаємодії між Мін’юстом та МОН.
Запровадження електронного апостиля надасть отримувачам послуг суттєві переваги: доступність для громадян електронних сервісів з проставлення апостиля; відсутність необхідності громадянам звертатися до Мін’юсту або МОН особисто та приїжджати до м. Києва; економія особистого часу та витрат; покращення якості обробки документів, що потребують апостилювання; використання електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП); спрощення надання послуг [3]. Слід також додати: відсутність корупційних складових та черг; оплата послуг з використанням платіжних систем; легкодоступність перевірки виданого апостилю у будь-якій країні світу з використанням Інтернету.
Хоча електронний апостиль може проставлятися на офіційних документах, які існують як в електронному вигляді, так і в паперовому та, все ж таки документи про освіту мають традиційну форму (паперову або пластикову), а отже вимагають трансформації у електронну форму. Такий електронний документ на машинному носії прирівнюється до документа на паперовому носії і вони обидва мають однакову юридичну силу [4, с. 39]. Електронний документ повинен проходити весь цикл руху та використання тільки в електронній формі. Саме так можна досягти повної рівності електронних та традиційних документів в їх суспільному призначенні та документообігу.
Таким чином, слід розрізняти поняття «електронна форма» та «електронна копія» документа. Створення електронної копії паперового документа не слід вважати електронним документом. Оскільки первинним є паперовий документ, то електронна форма не може бути його копією, а є лише файлом, який створений шляхом його сканування, тобто електронною копією паперового (традиційного) документа. На жаль, чинне законодавство України сьогодні орієнтовано на традиційні форми взаємодії на основі документообігу на паперових носіях, яким властиві нормативні та адміністративні перепони та обмеження у використанні електронних форм взаємодії.
Тому, на нашу думку, необхідно запровадити зарубіжний досвід щодо удосконалення алгоритму дій 2 етапу надання адміністративної послуги апостилювання додатковою процедурою створення електронної копії документа та проставлення електронного апостиля. Даний етап пропонуємо доповними такими діями: 1) створення електронної копії документа, що потребують апостилювання, шляхом сканування їх в електронний файл формату PDF; 2) накладання ЕЦП відповідальною особою на електронний файл формату PDF, внесення даних до Електронного реєстру апостилів; 3) перевірка Мін’юстом електронного файла з ЕЦП відповідальної особи МОН.
Таким чином, електронізацію адміністративної послуги апостилювання документів про освіту слід визначити як організацію діяльності компетентного органу на всіх етапах ралізації процедури тільки в електронній формі з використанням мережі Інтернет. Така організація відповідатиме європейським стандартам, підвищить якість та доступність послуг, оптимізує адміністративну процедуру надання адміністративних послуг апостилювання МОН.
Одним із основних результатів дослідження зарубіжного досвіду та правової регламентації електронізації процедури надання адміністративної послуги МОН з проставлення апостиля на освітні та освітньо-професійні документи ми вбачаємо розробку та затвердження уніфікованих стандартів послуги. Такий стандарт надання адміністративної послуги процедури пропонуємо доповненити описом послідовності дій щодо створення електронної копії документа про освіту та проставлення електронного апостиля і може бути застосований у період до повної електронізації процедури. На сучаному – першому етапі запровадження в Україні е-Реєстру вбачається можливим реалізація процедури зі створення електронної копії документа, а на другому етапі е-Арр – запровадження електронного апостиля на документи про освіту.
Література:
1. Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав: Наказ Міністерства закордонних справ України, Міністерства юстиції України і Міністерства освіти і науки України від 5 грудня 2003 року № 237/803/151/5 // [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z1151-03
2. Про визначення посадових осіб, які мають право на проставлення спеціального штампа "APOSTILLE": Наказ Міністерства освіти і науки України від 30 грудня 2015 № 1428 // [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/rada/show/v1428729-15
3. Журавльов Д. В. Перспективи розширення повноважень нотаріусів. Сучасні інформаційні технології на службу суспільству : електронний апостиль / Мала енциклопедія нотаріусів. – 2014. – № 3.
4. Баранова Т. І., Дьомкіна Г. С. Електронні реєстри у сфері міжнародного документообігу, оптимізація процедури з проставлення апостиля за участю нотаріуса / Т. І. Баранова, Г. С. Дьомкіна // Бюлетень Міністерства юстиції України. – 2014. – № 9. – С. 37-46.
|
Ця робота ліцензується відповідно до Creative Commons Attribution 4.0 International License
Знайшли помилку? Виділіть помилковий текст і натисніть Ctrl + Enter
